Huishoudelijk Reglement Stichting Organisatie Joe Kat Show

Algemene Bepalingen
Artikel 1

1. In dit reglement wordt verstaan onder:
   De stichting: De Stichting Organisatie Joe Kat Show, statutair gevestigd te Zwolle, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Zwolle onder nummer 89913027 sinds 11 april 2023.
2. De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 11 april 2023 bij notariskantoor “Het Notarieel” te Zwolle
3. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de statuten.
4. Joe Kat show: Dit begrip wordt elders op de website (www.joe-kat-show.nl) nader toegelicht.
5. FHV: de Federatie van Herdershonden en Veedrijversclubs, zijnde de voorganger van de stichting

Doel
Artikel 2

1. Het doel van de stichting is het organiseren van een 2-jaarlijkse hondententoonstelling voor herdershonden en veedrijvers, genaamd de Joe Kat Show.

Het bestuur en de bestuursbesluiten
Artikel 3

1. Het bestuur:
   1. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting
   2. Bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf personen, waaronder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester;
   3. Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
   4. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen;
   5. Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meer zittende bestuursleden worden voorgedragen;
   6. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
   7. Kandidaat bestuursleden dienen voorafgaand aan de vergadering een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter en secretaris hebben gestuurd;
   8. Kandidaten voor een bestuursfunctie worden door middel van een schriftelijke stemming bij meerderheid gekozen op een reguliere bestuursvergadering.

   
   

2. De voorzitter:
   1. Heeft de algemene leiding van de stichting
   2. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe
   3. Geeft leiding aan het bestuur;
   4. Is het eerste aanspreekpunt voor de bestuursleden;
   5. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
   6. Leidt de bestuursvergadering en de jaarvergadering;
   7. Coördineert en stuurt activiteiten;
   8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
   9. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt;
   10. Ingeval de voorzitter door omstandigheden verhindert is de bestuursvergadering te leiden dan wel bij te wonen, wordt hij/zij voor die vergadering vervangen door één van de andere bestuursleden.

   
   

3. De penningmeester:
   1. Voert de financiële administratie;
   2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
   3. Stelt per kwartaal financiële overzichten op en zorgt vervolgens voor een backup op een externe gegevensdrager, zoals een USB-astick of CD/DVD;
   4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
   5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen;
   6. Beslist zelfstandig over uitgaven tot 500 euro; bedragen daarboven na goedkeuring van de voorzitter of bij diens/dier absentie van één der andere bestuursleden;
   7. Beheert het financieel archief van de stichting gedurende de door de wet voorgeschreven termijn;
   8. Naast de penningmeester dient een tweede bestuurslid bij de bank te zijn gemachtigd;
   9. Indien voor het voeren van de administratie een pc dan wel laptop of tablet ter beschikking is gesteld, dient hiervan gebruik te worden gemaakt om te voorkomen dat administratieve bescheiden over verschillende platforms verspreidt raken.

   
   

4. De secretaris:
   1. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
      1. De datum en plaats van de vergadering;
      2. De aanwezige en afwezige bestuursleden;
      3. De genomen besluiten
   2. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
   3. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
   4. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
   5. Archiveert alle relevante documenten en maakt elk kwartaala een backup t.b.v. het archief. Deze backup dient op een externe gegevensdrager, zoals USB-stick of CD/DVD, gemaakt te worden;
   6. Is verantwoordelijk voor het archief van de stichting en haar voorganger de FHV gedurende de door de wet voorgeschreven termijn;
   7. Voor het voeren van de administratie is een pc dan wel laptop of tablet ter beschikking gesteld. Hiervan dient gebruik te worden gemaakt om te voorkomen dat administratieve bescheiden over verschillende platforms verspreidt raken.

   
   

5. De webmaster:
   1. Beheert de website;
   2. Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
   3. Beheert de structuur van de website;
   4. Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
   5. Voert de eindredactie van teksten op de website;
   6. Zorgt dat bestuursleden over de juiste wachtwoorden en/of inlogcodes beschikken voor het voeren van de e-mail correspondentie

   
   

Besluiten
Artikel 4

1. Het bestuur
   1. Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
   2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
   3. Neemt alle overige geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
   4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen;
   5. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan telt de stem van de voorzitter dubbel.

Geldigheid vergaderingen
Artikel 5

1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht;
2. Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Frequentie Vergaderingen
Artikel 6

1. Het bestuur vergadert ten minste 1 maal per jaar, de zogenoemde jaarvergadering;
2. In aanloop naar de Joe Kat Show vergadert het bestuur zo vaak als nodig is voor de voorbereiding, de organisatie, contacten met eventuele sponsors en andere organisaties of personen die betrokken zijn bij genoemde hondententoonstelling.

Agenda vergaderingen
Artikel 7

1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen;
2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor de aanvang van de vergadering door aan de overige bestuursleden;
3. Vergaderingen worden conform de agenda afgewerkt; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken indien dat voor de vergadering noodzakelijk is;

Notulen vergadering
Artikel 8

1. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, eventueel met een actiepunten lijst, dat zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 7 dagen na de vergadering, wordt verspreid onder de bestuursleden;
2. In geval van absentie kan iedere bestuurder zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Declaraties
Artikel 9

1. Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;
2. Voor declaraties wordt het standaardformulier, zoals samengesteld door de penningmeester, gehanteerd.

Royement
Artikel 10

1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt;

Slotbepalingen
Artikel 11

1. In gevallen waarin wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter

Aldus opgemaakt te Emmen, 11 juli 2023